Когда происходит увольнение сотрудника, он должен подписать обходной лист, такая практика применяется в абсолютном большинстве компаний, «Виталюр» в этом плане не исключение. С этим документом специалист, который покидает предприятие (не важно, по какой причине) обращается в разные структурные подразделения компании, руководители которых фиксируют отсутствие материальных претензий к сотруднику.
Такой подход весьма эффективен для исключения рисков для нанимателя, однако идеальным его назвать можно было не всегда. В ОДО «Виталюр» сложности были следующие:
Для оптимизации и автоматизации процесса согласования обходных листов было принято решение внедрить электронный обходной лист, а для этого предполагалась интеграция Битрикс24 с системой 1С: Бухгалтерия (в части списка). Главной целью работы с модулем
Предполагалось, что указанный
Например, увольнению подлежит определенный сотрудник компании. Согласно данным, хранящимся в 1С: Бухгалтерии, на нем числится ноутбук и фирменная одежда. Бухгалтерская система интегрирована с Bitrix, и сотрудник в CRM получает данные о том, в какие отделы ему нужно обратиться (предположим, в IT для сдачи ноутбука и к специалисту по хозяйственному снабжению для возврата формы).
Хозяйственный и
Когда увольняется
1С: Бухгалтерия сохраняет указанные данные и выгружает файл со списком (XML) в Битрикс24. Через 60 минут после формирования файла в папке системы Bitrix запускает
После этого:
1
Система определяет вид обходного листа для согласования в зависимости от должности увольняющегося сотрудника из списка;
2
Битрикс24 формирует список сотрудников, которые должны поставить подпись в обходном листе, добавляет их данные в
3
4
Система направляет уведомление сотрудникам из списка, которые должны согласовать обходной лист;
5
Каждый сотрудник из списка, который должен подписать обходной лист, проверяет наличие задолженности у увольняющегося сотрудника. Если задолженность есть, то сотрудник указывает это в комментарии
6
Система проверяет, все ли сотрудники из списка согласовали обходной лист. Если все сотрудники из списка прошли согласование, Bitrix отмечает
Внедренное решение позволило:
1
Сократить время на оформление обходных листов, исключить факты увольнения с неподписанным или не полностью подписанным обходным листом, присвоения имущества компании;
2
Избавить сотрудника, который увольняется, от необходимости уточнять в бухгалтерии список материальных ценностей, подлежащих сдаче, посещать отделы, которые не участвуют в подписании документа;
3
Повысить контроль над процессом подписания обходного листа.